Hvorfor registrere arbejdstid?
Baggrund
Et flertal i Folketinget har vedtaget et lovforslag om ændring af arbejdstidsloven. Lovforslaget betyder blandt andet, at arbejdsgivere skal registrere medarbejdernes arbejdstid.
Lovforslaget udmønter en partsaftale mellem arbejdsmarkedets parter, DA, FH og AC. Aftalen er indgået med det formål at implementere EU’s arbejdstidsdirektiv.
Fra statens side er formålet med lovforslaget blandt andet at sikre, at regler om maksimal ugentlig arbejdstid overholdes. Mange tidsregistrerer allerede i dag, og med forslaget har den enkelte arbejdsgiver frihed til selv at finde en metode, der passer til den pågældende virksomhed.
Lovforslaget giver desuden mulighed for, at der overenskomstmæssigt gives adgang til at fravige reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid for medarbejdere, der i deres overenskomst har rådighedsvagter og som udfører samfundskritiske funktioner. Det gælder fx læger, brandmænd og ambulanceførere. Hermed sikres beredskaberne på for eksempel hospitaler og brandstationer.
Sådan opfyldes reglerne
1. Enhver virksomhed skal udarbejde en skriftlig politik for registrering af arbejdstid
Grundstenen i registreringsreglerne er, at enhver virksomhed skal have en nedskrevet politik for registrering af arbejdstid.
Heri skal det defineres:
Hvad er arbejdstid
Hvem skal registrere
Hvad skal registreres - Er det kun antallet af daglige arbejdstimer eller skal der registreres komme tidpunkt og gå tidspunkt for bedre at kunne dokumentere overholdelse af regler om 11 timers frihed mellem arbejdsdage.
Hvem er "selvtilrettelæggere" uden krav til registrering. NB! Kan anvendes for visse højtstående ledere og erfarne akademikere, der selv tilrettelægger deres arbejdstid. Disse undtagelser kræver, at undtagelsen skal fremgå af de enkelte medarbejderes ansættelseskontrakter! Undtagelserne kan også anvendes på visse eksperter, som fx erfarne advokater - men det må "ikke anvendes generelt for en hel kategori af arbejdstagere" (Hvordan det skal forstås fremgår ikke klart af lovgivning)
Hvordan forskellige medarbejdergrupper skal registrere tid. (Forskellige jobs i virksomheden kan have forskellige regler tilpasset deres funktion i virksomheden.)
Der er givet metodefrihed, d.v.s. den enkelte virksomhed kan selv bestemme hvordan man gør, men det skal være defineret og ikke overtræde reglerne.
Den enkelte virksomhed er forpligtet til at anvende et "objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, der gør det muligt at måle længden af hver enkelt arbejdstagers daglige arbejdstid".
Data i tidsregistrerings systemet er omfattet af de gældende GDPR regler om beskyttelse af personoplysninger.
2. Hjælp til udarbejdelse af en politik for arbejdstidsregistrering
Herunder har vi udarbejdet et eksempel på en politik. Det kan bruges som udgangspunkt for din egen virksomheds politik på området.
3. En løsning til tidsregistrering hjælper dig.
De fleste virksomheder med mere end et par ansatte vil få stor gavn af den rette tidsregistreringsløsning fra Brugerdata A/S.
Eksempel på tidsregistreringspolitik
Virksomhedens politik for registrering af arbejdstid
Denne politik regulerer anvendelse af tidsregistrering i virksomheden.
Formålet er at sikre, at reglerne for maksimal og ugentlig arbejdstid overholdes. Pligt til tidsregistrering gælder for alle medarbejdere, medmindre andet er særskilt aftalt mellem virksomheden og medarbejderen.
Spørgsmål til politikken rettes til nærmeste leder.
Tidsregistrering
Arbejdstid
Alle medarbejdere, der er pligtig til at tidsregistrere efter denne politik, skal registrere følgende:
a. Medarbejdere registrerer alene længden af deres daglige arbejdstid i timer – pauser medtages kun som en del af arbejdstiden, hvis de faktisk er en del af arbejdstiden.
eller
b. Medarbejdere registrerer komme- og gå tider. Pauser registreres, hvis de ikke er en del af arbejdstiden.
Det er medarbejderens ansvar at sikre, at tidsregistreringerne er korrekte og den enkelte medarbejders leders ansvar at godkende, at det registrerede er sket i overensstemmelse med arbejdsgiveren, hvis en sådan kontrol er aftalt.
Afvigelsesregistrering
Medarbejdere, der er tilknyttet et arbejdstidsskema kan nøjes med at rette den automatiske registrering, hvis der er afvigelser fra det aftalte arbejdstidsskema.
Registrering af fravær
Der registreres fravær for hele dage:
Ferie
6. ferieuge
Sygdom
Afspadsering
Barn syg
Graviditet
Barsel
Andet fravær
Omsorgsdag(e)
Orlov
Seniordag(e)
Fritvalgsdag(e)
Praktik
Definition af arbejdstid
Følgende er en del af arbejdstiden – idet det grundlæggende gælder, at arbejdstid er den tid, hvor medarbejderen tidsanvendelse i et omfang er bestemt og/eller begrænset af arbejdsgiveren.
Det drejer sig primært om udførelse af almindeligt pålagte opgaver som udføres for arbejdsgiveren og/eller virksomhedens kunder, leverandører eller medarbejdere på vegne af arbejdsgiveren. Arbejdstid kan udføres på arbejdspladsen, hos kunder, leverandører og medarbejdere samt i eget hjem (Hjemmearbejde) – alt i henhold til aftale med arbejdsgiveren.
Herunder regnes tid anvendt til
Nødvendig transport i forbindelse med ovenstående
Kursusdeltagelse
Tilkaldevagter( Hvis de ikke ifølge aftale er at betragte som fritid)
Firmaarrangementer hvor deltagelse er obligatorisk
Definition af tid, der ikke er arbejdstid
Al tid, der ikke er indeholdt i ovenstående definition af arbejdstid, er at betragte som fritid.
Herunder regnes:
Kørsel mellem hjem og arbejde
Rådighedsvagt, hvis det ikke aftalemæssigt er gjort til arbejdstid
Læge- og tandlæge besøg
Egen -betalte pauser
Registreringsfrekvens
Af hensyn til afvikling af interne lederes opgave med godkendelse af den registrerede tid, henstilles til medarbejderne, at registrering af arbejdstid sker på samme dag som der registreres arbejdstid eller fraværstid for. Det gælder også for medarbejdere, der alene korrigerer automatiske registreringer, hvis der er afvigelser.
Tidsregistrering skal være sket senest 1 dag efter den arbejdsdag, der registreres for.
Adgang til egne registreringer
I henhold til Arbejdstidsloven skal medarbejdere have adgang til egne registreringer.
Adgang gives enten via
Adgang til BDTid
Adgang til Løn/Timesedler hvor registreringen er specificeret
Udskrifter fra virksomhedens interne registreringssystem efter påkrav
Adgang til data gives i 5 år efter registreringsdagen.
Behandling af persondata
Formålet med registrering af arbejds- og fraværs tid og behandling af disse registreringer sker for at sikre, at virksomheden lever op til sine forpligtelser i henhold til arbejdstidsloven.
Behandling sker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk 1, litra c, som databeskyttelseslovens § 12. Registreringer opbevares i 5 år efter udløbet af et regnskabsår.
Virksomheden og medarbejderen har adgang til de foretagne registreringer i tidsregistreringsløsningen.
Brud på overholdelse af denne politik
Medarbejdere og virksomheden er forpligtet til at overholde reglerne i denne politik. Brud herpå kan få retslige konsekvenser – for medarbejdere såvel advarsler, opsigelse eller bortvisning – alt afhængig af omstændighederne.