VEJ & PARK LØSNING

Alt hvad der er brug for - vej og park

Brugerdata fagsystem – ressourcestyring og opgavestyring - BorgerTip - gartnerplaner - økonomi - en samlet løsning

Brugerdata er et fagsystem, der tilfører en Vej- & Park afdeling værktøjer, der understøtter alt fra sags/aktivitets-budgettering, opgavestyring, BorgerTip, Tids- og maskinregistrering, fakturering, kreditor- faktura- behandling, sagsbogføring til levering af lønoplysninger, debitorfakturering og bogføring integreret med kommunens løn-, debitor- og økonomisystem (KMD Opus, EG ØS, Fujitsu Prisme).

Praktisk opgavestyring, økonomisk styring og rapportering

Der er både tale om en praktisk styring af afdelingens aktiviteter og opgaver samt en økonomisk styring, med konto-, sags-, aktivitets- budgettering – disponeringsopfølgning og regnskabsmæssig budgetkontrol.

BDTipApp gør løsningen komplet
Med vores seneste brugerflade til Brugerdata: BD TipApp, hvor borgere kan indsende tip/praj ind i Brugerdatas opgavestyring er det nu muligt at få løst alle opgaver i samme løsning. Man undgår at der skal dedikeres en eller flere medarbejdere til at betjene/holde øje med et selvstændigt tip/praj system. Med BD Tip App modtages opgaveforslag fra borgerne direkte i Brugerdata, hvor de kan behandles – opgaver sættes i gang eller afvises.

For en bedre økonomi
Brugerdatas løsning sikrer at Vej- & Park afdelingen kan styres effektivt med detaljerede oplysninger, som man vil styre en privat virksomhed.
En Vej- og Park afdelings økonomi omfatter i mange kommuner både kommunens økonomi og økonomi fra opgaver, som betales af borgere, andre virksomheder og institutioner.
Med Brugerdata kan man se afdelingens totale økonomi, uanset om det er budgetpenge eller fakturaindtægter – og man kan se sammenhængen mellem faktureringer og tilhørende omkostninger.
Brugerdata Løsninger understøtter brugerne i at fordele omkostninger på de rigtige budgetområder og sørge for at sende fakturaer på opgaver, hvor det ikke er budgetter, der skal belastes, men ydelsesmodtagere, der skal betale for den udførte opgave.

Opgavestyring
Opgaver til afdelingen kan bl.a. komme fra Plejeplaner for grønne/sorte områder, modtagne Tip/praj fra borgere og/eller medarbejdere samt ved manuel oprettelse.
Opgaver kan distribueres til medarbejderne direkte i deres BD WebTid app, hvor de registrerer tidsforbrug og melder tilbage når opgaver er udført. Opgaver kan bl.a. tildeles alle medarbejdere, alle medarbejdere i en afdeling eller bestemte medarbejdere.

Tidsregistrering og maskinregistrering
Medarbejderne registrer og fordeler deres timer på de opgaver de har arbejdet på, samt anvendelse af kommunens maskiner og biler. Registreringen kan foregå via valgfrie platforme – eksempelvis via en online webløsning. Medarbejderne kan på deres smartphone/tablet følge deres virtuelle lønsummer mht. ferie, afspadsering, flextid, rådighedsvagter, mv., som er opdateret til sidste registrering.
Beløb til budget eller fakturering – (integration til debitorsystem)
Ud fra medarbejdernes tids- og maskinregistrering registreres anvendte midler til de forskellige formål der er tildelt budget til i kommunen og opgaver, der skal betales af borgere, institutioner eller virksomheder bliver med ét enkelt klik dannet fakturagrundlag og videresendt til opkrævning via kommunens debitorsystem.

Tre forskellige Apps til Tids- og maskinregistrering + 
Afhængig af anvendelsen tilbyder Brugerdata A/S 3 forskellige apps til tids- og maskinregistrering og der kan derudover etableres integration med tredieparts registreringssystemer.

Styring af samtidighedsferie, udvidet afholdelsesperiode
Medarbejderne kan se hvor meget ferie de har til afholdelse i perioden fra september til december.

Opfølgning på medarbejderes tidsanvendelse på tildelte opgaver og sager
Der kan følges op på, at medarbejdernes anvendte tid til opgaveløsning kan vurderes overfor den tid de aflønnes for og at fravær registreres. En teamleder kan godkende medarbejderens registreringer og kontrollere om de passer med normtiden. Man får samtidig et overblik over tidsanvendelse på forskellige opgaver, opgavetyper og sager/sagsområder.

Integration til lønsystem
Medarbejderens registreringer danner grundlag for aflevering af data til Kommunens Lønsystem – udbetaling af overtid, afholdelse af afspadsering, rådighedstillæg, ferieregnskab mv.

Lønfordeling på formål
På baggrund af medarbejderne tidsregistreringer fordeles løn- og maskinomkostninger ud på de forskellige områder/grupper – f.eks. grønt område, sort område, eksterne opgaver, institutioner mv.
Sagsfordeling på løn, maskintimer og/eller køb
Brugerdata indeholder en række muligheder for at kunne fordele omkostninger og indtægter på flere sager. Anvendes mange steder – typisk på skralderuter og græsslåning.

Kreditorbilag
Kreditorbilag som er adresseret til afdelingen modtages fra Kommunens Økonomisystem – bilagene godkendes, konteres og sendes tilbage. Kommunens Økonomisystem håndter kreditorbilaget med kontering og betaling.
Brugerdata indeholder en rettigheds/workflow baseret løsning til behandling af indkomne UBL2.1 kreditorbilag og indscannede bilag.

Integration til OPUS, EG ØS & Prisme
Via konverteringstabel overføres økonomiske bogføringer til kommunens Økonomisystem, hvor de indgår i Kommunens samlede regnskab.
Eksempelvis har OPUS en konto for vedligeholdelse af grønne områder – denne konto kan så udspecificeres i Brugerdata på den enkelte park fordelt på forskellige aktiviteter (græsslåning, hækklipning o.s.v.).

 Budgetplanlægning - Grønne og Sorte områder
Gør GIS kort til grundlag for plejeplaner , opgavestyring, kvalitetssikring og få en direkte forbindelse fra kort til økonomi - fra budget til opfølgning.

Budgetplanlægning - Hvor skal vi spare?
Med den detailerede økonomirapportering i Brugerdata giver det overblik over fordelingen af kommunens udgifter på afgrænsede aktiviteter og områder. De oplysninger bruges til at give kommunens ledelse og bestyrelse bedre beslutningsgrundlag, og man kan tage bedre beslutninger om hvilke aktiviteter, der ikke længere skal udføres.

Budgetplanlægning - Styring af udlicitering
Med detailerede oplysninger om omkostningsfordeling på specifikke aktiviteter kan man bedre vurdrere om dele af afdelingens opgaver med økonomisk fordel kan overlades til en privat virksomhed - oplysninger fra Brugerdata kan anvendes ved udarbejdtning af udbud og vurdering af de modtagne udbud, ligesom man kan fortsætte den tætte økonomiske opfølgning, når private virksomheders regninger bliver registreret i Brugerdata, så de kan sammenlignes direkte med afdelingens eget omkostningsniveu på lignende opgaver eller omkostningen ved brug af andre private leverandører til lignende opgaver.  

Budgetopfølgning
Der kan følges op på budgetter – både på bogførte transaktioner og på disponerede beløb, der er rekvireret hos leverandører, men som der endnu ikke er modtaget og bogført leverandørfaktura på.
Man kan indlæse og fordele oplysninger om dieseltankning, så brændstofomkostninger omkostningsmæssigt fordeles på sager og evt. faktureres hos andre afdelinger i kommunen /brandvæsen o. lign., der anvender samme tankanlæg.

Styring af Værksted – kommunens maskiner og andre biler
Man kan følge omfanget af hvor meget biler og andre maskiner anvendes – tilføje oplysninger om service og oplysninger om hvor meget de anvendes, til at vurdere om maskiner skal udskiftes, når de koster for meget i vedligeholdelse eller måske sælges, hvis de sjældent anvendes.
Med oplysninger om sagers /aktiviteters registrerede udgifter og indtægter kan man fremskaffe detaljerede økonomiske oplysninger til brug for en vurdering af hvordan fremtidige ændringer af specifikke aktiviteter vil påvirke budgettets økonomi.

Fuldstændig økonomisk rapportering på forskellige niveauer
I Brugerdata er både tidsforbrug, overtidstillæg og modtagne kreditorfakturaer bogført på opgaver, sager/sagsområder og aktiviteter. Træk specificerede økonomirapporter på valgte områder og få hjælp til at vurdere hvad en ændring i serviceniveau vil betyde for udviklingen i de tilhørende omkostninger.

Én registrering er nok
Brugerdata løsningen er tilrettelagt og organiseret, så man ved behandling af de enkelte registreringer kan danne de oplysninger, der efterfølgende skal anvendes uden at man skal gennem genindtastninger eller andre tunge administrative arbejdsprocesser.
Brugerdata indeholder funktioner til fordeling af omkostninger til flere sager og overførsel af kontering mellem flere regnskabskredse.

En løsning - flere brugerflader
Brugerdata omfatter en række af brugerflader, som fx:
Windows applikationer, Webbrowser app, som anvendes på PCer –
BD System Windows brugerflade
BD WebØkonomi webbrowser brugerflade
BD TipApp – en webapp, der kan anvendes af kommunens borgere – enten på PC eller smartphone.
BD WebTid – webapp til medarbejdernes registrering af tid og maskintid inkl. billeder og GPS.

Brugerdata – vi er til for brugerne
Vores brugere har direkte adgang til kompetent support – både teknisk og regnskabsteknisk og vores udviklingsteam er så tæt på brugerne, at mindre udviklingsopgaver, der har stor betydning for en brugervirksomhed, har en leveringstid, som kan gå fra 1 dag. Komplicerede mirakler tager selvfølgelig længere tid.

Brugerdata – Mere erfarne end gamle
Brugerdata har eksisteret i mere end 30 år og nogle af vores løsninger hedder stadigt det samme, men kodebasen bliver periodisk flyttet til nyere generationer af ”applikationsmotoren” og der frigives hele tiden nye og forbedrede funktioner, der inddrager de nye tekniske muligheder, der bliver tilgængelige og som kan hjælpe vore brugere til en bedre løsning.

Når Brugerdata undtagelsesvis mangler noget………..
Selvom Brugerdatas vej og park løsning for de fleste indeholder alle nødvendige værktøjer, så kan Brugerdata levere integrationer til mere end 30 tredjeparts systemer, der er leveret af andre softwareleverandører. Brugerdata har dyb erfaring og gode værktøjer til at lave nye integrationer, hvis behovet er der.