Digitale kontor

Vi drømte om det i årtier. Det papirløse kontor – Nu er det her! Brugerdata A/S er i front med helt digitale løsninger.

Vi har længe vidst det. Hvis man kan gemme alle dokumenter, bilag og billeder sammen med økonomisystemets data, kan man administrere bedre og billigere. Fordelene var tidligere små, da de tilgængelige elektroniske bilag var .pdf dokumenter, som kun delvist kan læses maskinelt.

Statens beslutning om at alle fakturaer til offentlige kunder skulle være elektroniske dokumenter i formatet OIO-XML ( nu UBL 2.0) fik vore offentlige kunder til at efterspørge  løsninger til behandling af modtagne elektroniske dokumenter. Derfor er Brugerdata A/S én af de mest erfarne leverandører på området.

Se – helt uden papir

Du modtager dine leverandørers elektroniske fakturaer og sender dem videre til de brugere, der skal behandle og godkende dem. Når de er færdigbehandlet og godkendt bliver de samtidigt med bogføringen videreført til betalingsstyringen og kan overføres til virksomhedens bank som en færdig betalingsfil. Hele forløbet, bogføringen og faktura incl. vedhæftede billeder og anden dokumentation ligger gemt i økonomisystemet og kan let findes igen.

Se – helt uden hænder

Mange virksomheder modtager gentagne gange samme type fakturaer fra samme leverandører. Hvis disse fakturaer fx omhandler en lang række telefonabonnementer, og man ønsker sig at bogføre dem på forskellige sager, aktiviteter og/eller konti, så er det hver gang et større arbejde at bogføre dem.  

Elektroniske bilag specificeres i form af såkaldte UTS dokumenter (UTS = Forsyningsspecifikation / UtilitySpecification). Her kan man se hvilke telefoner, der faktureres for i fakturaen og samtidigt hvilke beløb, derer faktureret for det enkelte telefonnummer. Med en automatisk konterings løsning fra Brugerdata A/S er det slut med disse mange gentagne og tidskrævende manuelle konteringer – lav en opsætning af ét bilag og fremtidige bilag bliver konteret automatisk.

Billeder fremmer forståelsen

I vores digitale verden bliver kundeordrer ofte dokumenteret i form af billeder.  I vores løsninger kan billeder vedhæftes ordrer og de kan sendes til den mobile medarbejder, så han kan se dem på sin smartphone eller tablet, når ordren skal udføres. På samme måde kan medarbejderen tage et billede af det færdige resultat og sende tilbage med tidsregistreringen, så kunden kan få billeddokumentation tilsendt indlejret i den elektroniske faktura.

Ingen fotokopier fra Vejviseren

Mange har kendt situationen, hvor en rute til et arbejdssted blev dokumenteret med en fotokopi af et kort.I dag kan adressen tastes i en GPS. Med Brugerdatas løsninger ligger adressen allerede i medarbejderens mobile enhed som en del af ordreinformationen, og ruteanvisningen kaldes frem på skærmen med ét enkelt klik.